Secretária Executiva
Instituto Caldeira | Porto Alegre - RS | Presencial
Estamos em busca de uma Secretária Executiva para atuar no suporte direto à Diretoria Executiva, garantindo organização, fluidez da agenda e excelência no relacionamento institucional. Buscamos um perfil altamente profissional, discreto e com visão estratégica, capaz de apoiar a alta liderança em um ambiente dinâmico e confidencial.
Faixa salarial
A combinar
Regime de contratação
Cooperado
Benefícios
- Gerenciar agendas executivas complexas, incluindo reuniões internas e externas, compromissos estratégicos e viagens corporativas
- Organizar, convocar e apoiar reuniões, com elaboração de pautas, atas e follow-ups
- Atuar como ponto focal de comunicação da Diretoria, realizando interface com áreas internas, conselhos, parceiros e stakeholders externos
- Controlar e organizar documentos, contratos, relatórios e apresentações executivas
- Apoiar a preparação de materiais para reuniões, comitês e eventos institucionais
- Realizar gestão de viagens (passagens, hospedagem, logística e reembolsos)
- Garantir confidencialidade absoluta das informações estratégicas e sensíveis
- Apoiar rotinas administrativas da Diretoria, assegurando eficiência e cumprimento de prazos
- Antecipar demandas, apoiar na priorização de atividades e contribuir para a organização do fluxo executivo
- Experiência prévia e comprovada na função de Secretária Executiva ou posição similar, preferencialmente atendendo alta liderança
- Formação em Secretariado Executivo, Administração ou áreas correlatas
- Inglês fluente (bilíngue) – comunicação oral e escrita indispensável
- Domínio do Pacote Office / Google Workspace (Word, Excel, PowerPoint, agenda e e-mails)
- Excelente comunicação verbal e escrita
- Alto nível de organização, atenção a detalhes e gestão do tempo
- Postura ética, discrição, confidencialidade e profissionalismo
- Proatividade, senso de prioridade e capacidade de atuar com múltiplas demandas
- Habilidade de relacionamento interpessoal e atuação em ambientes corporativos de alta exigência
- Formação superior em Administração, Secretariado ou áreas afins
- Experiência prévia em funções administrativas ou de apoio executivo
- Domínio do Pacote Office (Word, Excel, PowerPoint)
- Habilidade de comunicação escrita e verbal
- Organização e gestão do tempo
- Proatividade e capacidade de trabalhar em equipe
Somos um hub de inovação com mais de 22 mil m² que promove a conexão entre grandes empresas, startups, universidades e poder público, gerando um movimento transformador de fomento do ecossistema de tecnologia e inovação. Aqui no Caldeira, acreditamos que conexões transformam e a inovação acontece quando pessoas se encontram para criar o novo.💡
Prepare-se para mergulhar em um ambiente colaborativo, cheio de oportunidades, trocas e descobertas.
Queremos te apresentar a nossa cultura, nossa história e, principalmente, às pessoas incríveis que constroem tudo isso com a gente. 🚀
Um lugar para explorar, aprender e contribuir. Estamos aqui para caminhar juntos!
Secretária Executiva
Instituto Caldeira | Porto Alegre - RS | Presencial
Descrição da vaga
Estamos em busca de uma Secretária Executiva para atuar no suporte direto à Diretoria Executiva, garantindo organização, fluidez da agenda e excelência no relacionamento institucional. Buscamos um perfil altamente profissional, discreto e com visão estratégica, capaz de apoiar a alta liderança em um ambiente dinâmico e confidencial.
Responsabilidades e atribuições
- Gerenciar agendas executivas complexas, incluindo reuniões internas e externas, compromissos estratégicos e viagens corporativas
- Organizar, convocar e apoiar reuniões, com elaboração de pautas, atas e follow-ups
- Atuar como ponto focal de comunicação da Diretoria, realizando interface com áreas internas, conselhos, parceiros e stakeholders externos
- Controlar e organizar documentos, contratos, relatórios e apresentações executivas
- Apoiar a preparação de materiais para reuniões, comitês e eventos institucionais
- Realizar gestão de viagens (passagens, hospedagem, logística e reembolsos)
- Garantir confidencialidade absoluta das informações estratégicas e sensíveis
- Apoiar rotinas administrativas da Diretoria, assegurando eficiência e cumprimento de prazos
- Antecipar demandas, apoiar na priorização de atividades e contribuir para a organização do fluxo executivo
Requisitos e qualificações
- Experiência prévia e comprovada na função de Secretária Executiva ou posição similar, preferencialmente atendendo alta liderança
- Formação em Secretariado Executivo, Administração ou áreas correlatas
- Inglês fluente (bilíngue) – comunicação oral e escrita indispensável
- Domínio do Pacote Office / Google Workspace (Word, Excel, PowerPoint, agenda e e-mails)
- Excelente comunicação verbal e escrita
- Alto nível de organização, atenção a detalhes e gestão do tempo
- Postura ética, discrição, confidencialidade e profissionalismo
- Proatividade, senso de prioridade e capacidade de atuar com múltiplas demandas
- Habilidade de relacionamento interpessoal e atuação em ambientes corporativos de alta exigência
Requisitos desejáveis
- Formação superior em Administração, Secretariado ou áreas afins
- Experiência prévia em funções administrativas ou de apoio executivo
- Domínio do Pacote Office (Word, Excel, PowerPoint)
- Habilidade de comunicação escrita e verbal
- Organização e gestão do tempo
- Proatividade e capacidade de trabalhar em equipe
Faixa salarial
A combinar
Regime de contratação
Cooperado
Sobre a empresa
Somos um hub de inovação com mais de 22 mil m² que promove a conexão entre grandes empresas, startups, universidades e poder público, gerando um movimento transformador de fomento do ecossistema de tecnologia e inovação. Aqui no Caldeira, acreditamos que conexões transformam e a inovação acontece quando pessoas se encontram para criar o novo.💡
Prepare-se para mergulhar em um ambiente colaborativo, cheio de oportunidades, trocas e descobertas.
Queremos te apresentar a nossa cultura, nossa história e, principalmente, às pessoas incríveis que constroem tudo isso com a gente. 🚀
Um lugar para explorar, aprender e contribuir. Estamos aqui para caminhar juntos!