Responsável pelas atividades administrativas e operacionais da área de Live & Ventures e do escritório de São Paulo, atuando com autonomia na organização e priorização das demandas e coordenando o andamento dos processos com as pessoas das demais áreas da Oficina, sediadas em Brasília. Acompanha prazos e pendências dos projetos; realiza cotações, compras, cadastros de fornecedores e o controle de notas fiscais, pagamentos e reembolsos; mantém a organização do escritório, incluindo suprimentos, salas, coffee breaks, recebimentos e envios; organiza agendas, reservas e logística das sócias em São Paulo; e prepara materiais e documentos para eventos, projetos e licitações. Faz a interlocução com áreas internas, fornecedores, visitantes e clientes, respondendo pelas entregas sob sua responsabilidade.

Executar as rotinas administrativas e o acompanhamento (PMO) dos projetos.

ü Acompanha prazos, entregas, aprovações e pendências administrativas dos projetos, registrando o status nos controles da área. ü Coordena com as pessoas das demais áreas da Oficina, sediadas em Brasília, o andamento das demandas administrativas do escritório de São Paulo. ü Faz a interface com Financeiro, Compras, fornecedores e demais áreas internas, definindo prioridades e cobrando os retornos necessários. ü Realiza cotações, solicitações de compra e cadastros de fornecedores, e encaminha notas fiscais para pagamento. ü Organiza e arquiva contratos, pedidos de compra, orçamentos, reembolsos, prestações de contas e documentos dos projetos. ü Atualiza planilhas, relatórios e controles financeiros, realizando os follow-ups necessários.

Responder pela organização e pelo funcionamento do escritório de São Paulo (facilities).

ü Controla o estoque e realiza as compras e a reposição de suprimentos do escritório. ü Realiza as reservas e a preparação de salas para reuniões e recepciona visitantes. ü Organiza os coffee breaks de todas as áreas da Oficina para reuniões e encontros realizados em São Paulo. ü Recebe, confere, armazena e organiza materiais, correspondências, encomendas e entregas. ü Realiza envios pelos Correios e transportadoras sempre que necessário, para todas as áreas. ü Faz a interface com o facilities do prédio, fornecedores e prestadores de serviço, acompanhando manutenções, pequenas reformas e melhorias nos ambientes. ü Prepara espaços, equipamentos e acessos para a chegada de novos colaboradores.
1. Organizar agendas e logística das sócias e lideranças em São Paulo. ü Organiza agendas, compromissos e reuniões das sócias e lideranças durante sua permanência em São Paulo. ü Realiza reservas de restaurantes, hotéis, transportes, salas e demais serviços necessários. ü Providencia o envio e o transporte de bagagens, documentos e materiais. ü Recepciona convidados e prepara salas e materiais para as reuniões.

ESCOLARIDADE Ensino Superior STATUS Cursando CITE A(S) ÁREA(S) NÃO SE APLICA EXPERIÊNCIA Experiência em rotinas administrativas, PMO, facilities, secretariado ou assistência a projetos. Familiaridade com compras, fornecedores, notas fiscais e controles financeiros. Diferencial: experiência em agências, consultorias ou empresas de eventos. CONHECIMENTOS EM IDIOMAS IDIOMAS Inglês (diferencial) PROFICIÊNCIA Intermediário CONHECIMENTOS EM INFORMÁTICA PACOTE OFFICE Pacote Office Completo PROFICIÊNCIA Intermediário OUTROS ERP (diferencial) PROFICIÊNCIA Básico OUTROS Ferramentas de organização e gestão de projetos PROFICIÊNCIA Intermediário CONHECIMENTOS TÉCNICOS Compras, cotações e cadastro de fornecedores PROFICIÊNCIA Intermediário Notas fiscais, reembolsos e controles financeiros PROFICIÊNCIA Intermediário Rotinas de facilities e gestão de escritório PROFICIÊNCIA Intermediário Organização de agendas, reservas e logística de viagens PROFICIÊNCIA Intermediário

INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES ü Organização e atenção aos detalhes ü Proatividade e resolutividade ü Boa comunicação ü Discrição ü Autonomia e senso de urgência ü Perfil mão na massa e flexível ü Facilidade para resolver demandas simultâneas ü Local: São Paulo – SP | 100% presencial, com deslocamentos pontuais na cidade

Nossa História