[CEO] Assistente Executiva Administrativa – Hub de Governança Corporativa & Hospitalidade Executiva
TOTVS | São Paulo - SP | Híbrido
Na TOTVS, operamos com o modelo de Pool no Assessoramento Executivo, estruturado como uma área própria da Companhia e com liderança e governança dedicadas. Sob essa ótica, os executivos atendidos não são gestores diretos, mas sim seus principais clientes internos. Como Assistente Executiva Administrativa, você não atuará apenas na organização burocrática de rotinas, mas como parceira na viabilização do dia a dia dos Diretores. Buscamos profissionais com inconformismo positivo pessoas que questionam a forma como as coisas sempre foram feitas, antecipam cenários e buscam a melhoria contínua dos processos e do atendimento. Nesta função, a gestão de agenda transcende o simples preenchimento de horários vagos: ela demanda compreensão macro do negócio, diálogo consultivo com os executivos e discernimento para definir o que é realmente prioritário. A posição opera no modelo colaborativo de duplas de atendimento (Titularidade e Co-Titularidade), no qual a transparência, a troca contínua de informações e o desestímulo à centralização de demandas são inegociáveis.
Faixa salarial
A combinar
Regime de contratação
CLT
Benefícios
- Universidade em Rede TOTVS, uma universidade Corporativa com conteúdos e certificações gratuitos para cada pessoa colaboradora;
- Programa +Saudáveis, que cuida de cada TOTVER com assessoria e ações voltadas para o bem estar em corpo, mente e finanças pessoais;
- Programa +Vantagens, a maior rede de descontos da América Latina, exclusivos para nossas pessoas colaboradoras;
- Programa + Cuidado, programa de apoio pessoal para pessoas colaboradoras e familiares, com orientações em diversas especialidades como: psicologia, serviço social, pet consultoria...
- Einstein Conecta, benefício de orientação médica online pelos médicos do Hospital Israelita Albert Einstein, totalmente gratuito;
- Plano de saúde e odontológico;
- Vale refeição e / ou alimentação;
- Vale transporte e fretados em algumas estações do metrô;
- Licença maternidade e paternidade estendida;
- Espaço de lactário;
- Bicicletário;
- Vestiário;
- Seguro de vida;
- Auxílio creche;
- Previdência privada;
- Escritório que estimula a criatividade e produtividade com ambientes para lanches, salas de jogos, mesas de bilhar e poltronas para relaxar;
- Gympass.
- Gestão Estratégica de Agenda e Apoio à Tomada de Decisão;
- Atuar na gestão inteligente de agendas, superando a lógica de alocação de "espaços vagos" para construir fluxos baseados na real relevância e nas prioridades do negócio;
- Manter interlocução contínua e alinhamento proativo com os executivos, entendendo contextos, e os apoiando na triagem e blindagem do seu tempo;
- Antecipar conflitos de agenda, de interesses e de prazos, propondo soluções antes que os problemas impactam a rotina dos executivos;
- Conectar-se com os times internos, outras diretorias e parceiros externos como uma verdadeira facilitadora e embaixadora da cultura da empresa;
- Conduzir o acolhimento executivo de visitantes e clientes de alto nível, personificando os padrões de excelência e hospitalidade do Hub;
- Planejar itinerários e logísticas complexas de viagens nacionais e internacionais, com monitoramento ativo e resolução imediata de imprevistos;
- Elaborar relatórios de despesas, fechamentos e conciliações em conformidade com as políticas financeiras.
- Praticar colaboração diária no modelo de Dupla de Atendimento (Titular e Co-Titular), realizando trocas de informações dinâmicas e eficazes no início e encerramento das jornadas;
- Assegurar compartilhamento de informações em tempo real nos canais oficiais, mitigando riscos de pedidos não lidos, demandas desacompanhadas ou retrabalho;
- Exercer o papel de apoio crítico com a parceira de dupla, propondo melhorias mútuas de métodos e ferramentas de trabalho;
- Assegurar cobertura mútua sem quebra na qualidade ou histórico de atendimento durante intervalo e picos operacionais.
- Triar e analisar documentos, assinaturas e demandas administrativas, assegurando governança, conformidade e cumprimento das alçadas corporativas;
- Operar através de sistemas internos de gestão de tarefas, lançamento de notas fiscais e contratações com celeridade e precisão técnica.
- Ensino Superior completo em Administração de Empresas, Gestão de Projetos, Comunicação, Hotelaria, dentre outras;
- Perfil analítico e capacidade de assimilar o contexto dos negócios da empresa;
- Inglês intermediário a avançado (capacidade de leitura, redação e diálogo corporativo);
- Domínio de ferramentas corporativas e de colaboração (Google Workspace e plataformas de videoconferência);
- Na TOTVS, a Inteligência Artificial já faz parte da nossa rotina. Por isso, ter interesse genuíno e familiaridade com essas ferramentas é um pré-requisito fundamental.
Como empresa líder em tecnologia somos um universo de pessoas inconformadas, movidas por inovação, autonomia, aprendizado e performance.
Juntos e juntas, criamos oportunidades, transformamos futuros e compartilhamos conhecimento. Aqui o seu desenvolvimento profissional acontece em um ambiente inclusivo, respeitoso e energizante. De gente pra gente!
Buscamos o crescimento sustentável. E usamos dados e IA para impulsionar resultados mais inteligentes e eficientes para os nossos clientes.
Vem com a gente inovar e construir o futuro da tecnologia.
#VemPraTOTVS #SomosTOTVS
[CEO] Assistente Executiva Administrativa – Hub de Governança Corporativa & Hospitalidade Executiva
TOTVS | São Paulo - SP | Híbrido
Descrição da vaga
Na TOTVS, operamos com o modelo de Pool no Assessoramento Executivo, estruturado como uma área própria da Companhia e com liderança e governança dedicadas. Sob essa ótica, os executivos atendidos não são gestores diretos, mas sim seus principais clientes internos. Como Assistente Executiva Administrativa, você não atuará apenas na organização burocrática de rotinas, mas como parceira na viabilização do dia a dia dos Diretores. Buscamos profissionais com inconformismo positivo pessoas que questionam a forma como as coisas sempre foram feitas, antecipam cenários e buscam a melhoria contínua dos processos e do atendimento. Nesta função, a gestão de agenda transcende o simples preenchimento de horários vagos: ela demanda compreensão macro do negócio, diálogo consultivo com os executivos e discernimento para definir o que é realmente prioritário. A posição opera no modelo colaborativo de duplas de atendimento (Titularidade e Co-Titularidade), no qual a transparência, a troca contínua de informações e o desestímulo à centralização de demandas são inegociáveis.
Responsabilidades e atribuições
- Gestão Estratégica de Agenda e Apoio à Tomada de Decisão;
- Atuar na gestão inteligente de agendas, superando a lógica de alocação de "espaços vagos" para construir fluxos baseados na real relevância e nas prioridades do negócio;
- Manter interlocução contínua e alinhamento proativo com os executivos, entendendo contextos, e os apoiando na triagem e blindagem do seu tempo;
- Antecipar conflitos de agenda, de interesses e de prazos, propondo soluções antes que os problemas impactam a rotina dos executivos;
- Conectar-se com os times internos, outras diretorias e parceiros externos como uma verdadeira facilitadora e embaixadora da cultura da empresa;
- Conduzir o acolhimento executivo de visitantes e clientes de alto nível, personificando os padrões de excelência e hospitalidade do Hub;
- Planejar itinerários e logísticas complexas de viagens nacionais e internacionais, com monitoramento ativo e resolução imediata de imprevistos;
- Elaborar relatórios de despesas, fechamentos e conciliações em conformidade com as políticas financeiras.
- Praticar colaboração diária no modelo de Dupla de Atendimento (Titular e Co-Titular), realizando trocas de informações dinâmicas e eficazes no início e encerramento das jornadas;
- Assegurar compartilhamento de informações em tempo real nos canais oficiais, mitigando riscos de pedidos não lidos, demandas desacompanhadas ou retrabalho;
- Exercer o papel de apoio crítico com a parceira de dupla, propondo melhorias mútuas de métodos e ferramentas de trabalho;
- Assegurar cobertura mútua sem quebra na qualidade ou histórico de atendimento durante intervalo e picos operacionais.
- Triar e analisar documentos, assinaturas e demandas administrativas, assegurando governança, conformidade e cumprimento das alçadas corporativas;
- Operar através de sistemas internos de gestão de tarefas, lançamento de notas fiscais e contratações com celeridade e precisão técnica.
Requisitos e qualificações
- Ensino Superior completo em Administração de Empresas, Gestão de Projetos, Comunicação, Hotelaria, dentre outras;
- Perfil analítico e capacidade de assimilar o contexto dos negócios da empresa;
- Inglês intermediário a avançado (capacidade de leitura, redação e diálogo corporativo);
- Domínio de ferramentas corporativas e de colaboração (Google Workspace e plataformas de videoconferência);
- Na TOTVS, a Inteligência Artificial já faz parte da nossa rotina. Por isso, ter interesse genuíno e familiaridade com essas ferramentas é um pré-requisito fundamental.
Requisitos desejáveis
Faixa salarial
A combinar
Regime de contratação
CLT
Benefícios
- Universidade em Rede TOTVS, uma universidade Corporativa com conteúdos e certificações gratuitos para cada pessoa colaboradora;
- Programa +Saudáveis, que cuida de cada TOTVER com assessoria e ações voltadas para o bem estar em corpo, mente e finanças pessoais;
- Programa +Vantagens, a maior rede de descontos da América Latina, exclusivos para nossas pessoas colaboradoras;
- Programa + Cuidado, programa de apoio pessoal para pessoas colaboradoras e familiares, com orientações em diversas especialidades como: psicologia, serviço social, pet consultoria...
- Einstein Conecta, benefício de orientação médica online pelos médicos do Hospital Israelita Albert Einstein, totalmente gratuito;
- Plano de saúde e odontológico;
- Vale refeição e / ou alimentação;
- Vale transporte e fretados em algumas estações do metrô;
- Licença maternidade e paternidade estendida;
- Espaço de lactário;
- Bicicletário;
- Vestiário;
- Seguro de vida;
- Auxílio creche;
- Previdência privada;
- Escritório que estimula a criatividade e produtividade com ambientes para lanches, salas de jogos, mesas de bilhar e poltronas para relaxar;
- Gympass.
Sobre a empresa
Como empresa líder em tecnologia somos um universo de pessoas inconformadas, movidas por inovação, autonomia, aprendizado e performance.
Juntos e juntas, criamos oportunidades, transformamos futuros e compartilhamos conhecimento. Aqui o seu desenvolvimento profissional acontece em um ambiente inclusivo, respeitoso e energizante. De gente pra gente!
Buscamos o crescimento sustentável. E usamos dados e IA para impulsionar resultados mais inteligentes e eficientes para os nossos clientes.
Vem com a gente inovar e construir o futuro da tecnologia.
#VemPraTOTVS #SomosTOTVS